CONSIDERACIONES:
- MAR Fund es una organización comprometida con la equidad y la diversidad en el lugar de trabajo. Nuestra política de empleo garantiza que todas las decisiones —desde la contratación hasta el desarrollo profesional— se basan en el mérito y las calificaciones individuales. Tenemos una política de cero tolerancia a cualquier forma de discriminación o acoso. Como organización dedicada a la conservación, restauración y uso sostenible de los ecosistemas marinos y costeros del Arrecife Mesoamericano, buscamos integrar perspectivas diversas y fomentamos la participación de candidatos de todos los sectores y trasfondos sociales para fortalecer nuestra misión.
- Los proponentes deberán asumir todos los costos asociados con la elaboración y la presentación de las propuestas que someterán a evaluación de MAR Fund en el marco de la/las presente(s) convocatoria(s), por lo que reconocen que no existe obligación alguna por parte de MAR Fund de cubrir dichos costos – ya sea total o parcialmente – ni de proporcionar ningún anticipo o compensación en caso de que su(s) propuesta(s) no resulte elegida(s).
- Los proponentes reconocen y aceptan que la elaboración de la/las propuesta(s) no constituye una obligación financiera por parte de MAR Fund, por lo que la responsabilidad económica y financiera de la elaboración de la(s) propuesta(s) es exclusivamente del/los proponente(s), independientemente del resultado del proceso de selección.
- El proceso de selección se desarrollará de acuerdo a los lineamientos internos de evaluación de MAR Fund y el resultado que emane del mismo será inapelable.
- Solo los proponentes que pasen a la siguiente etapa del proceso de selección serán contactados y debido al número de solicitudes MAR Fund no dará retroalimentación a los postulantes.
Términos de Referencia
Mesoamerican Reef Fund (MAR Fund)
Consultoría para la Digitalización e Integración Operativa Basada en Zoho
1. Introducción
El Mesoamerican Reef Fund Inc. (MAR Fund) es un fondo ambiental regional cuyo objetivo principal es proteger la ecorregión del Arrecife Mesoamericano (SAM) compartida entre México, Belice, Guatemala y Honduras. En sus 20 años, ha recaudado US$46.1 millones en fondos para proyectos, US$14.3 millones en fondos extinguibles y administra un fondo patrimonial de US$37.6 millones a diciembre de 2025.
MAR Fund implementa sus acciones a través de seis programas: (1) Salvando nuestras áreas protegidas, (2) Pesca para el futuro, (3) Cambio climático: la necesidad es ahora, (4) Agua limpia para el arrecife, (5) Economía azul y regenerativa, y (6) iniciativas transversales de monitoreo e impacto. En 2022, MAR Fund inició la Iniciativa MAR+Invest, un mecanismo de financiamiento mixto respaldado por el Fondo Global para los Arrecifes de Coral. MAR Fund atraviesa un proceso de transformación digital y ha seleccionado Zoho como su solución preferida. Más información: https://marfund.org
2. Objetivo de la Consultoría
Desempeñarse como el líder técnico principal para el diseño, configuración y despliegue de un sistema digital integral basado en Zoho para MAR Fund. El Consultor IT será responsable de la ejecución técnica y la digitalización de los procesos internos, trabajando bajo un modelo de transferencia de conocimiento y recibiendo mentoría estratégica directa de Costa Rica por Siempre (CRxS).
3. Alcance del trabajo
El Consultor IT será el líder principal de la ejecución técnica y digitalización. En coordinación con el personal clave de MAR Fund y bajo la guía de CRxS, el consultor impulsará la transformación digital mediante el diseño e implementación de un sistema basado en Zoho, incluyendo la integración técnica de plataformas existentes de 2019 y 2023.
Las responsabilidades del Consultor IT incluyen:
- Analizar y comprender los procedimientos de MAR Fund.
- Analizar y optimizar los flujos de trabajo actuales para la migración digital.
- Configurar las aplicaciones de Zoho según los planes funcionales proporcionados.
- Garantizar una interfaz amigable para el usuario y una integración fluida del sistema.
- Apoyar la gestión del cambio y la capacitación del personal.
Los procesos priorizados a digitalizar son:
I. Seguimiento a proyectos de donatarios (Ciclo del Proyecto):
- Recepción de propuestas (excepto del SGP y proyectos especiales).
- Vincular las plataformas actuales de proyectos SGP y Fase III a Zoho.
- Elaboración y firma de convenios de donación, cartas de donación, convenios de colaboración o administración.
- Monitoreo de proyectos: recepción de informes técnicos, financieros y SGAS; revisión y aprobación; llamadas de seguimiento; visitas de campo.
- Preparación y aprobación de solicitudes de desembolsos.
- Revisión y aprobación de solicitudes de modificación.
- Cierre de proyectos e implementación de evaluación final.
II. Seguimiento de consultorías:
- Elaboración y firma de contratos.
- Revisión y aprobación de productos.
- Solicitudes de pago y modificación.
- Cierre de consultorías.
- Registro en la base de datos de consultores.
III. Ejecución de presupuestos de donantes:
- Vinculación con los gastos de la plataforma de administración (Odoo).
IV. Indicadores:
- Compilación de información proveniente de los informes técnicos de los donatarios.
4. Metodología
Se espera que el Consultor IT siga un enfoque participativo y por fases, colaborando estrechamente con el personal de MAR Fund y participando activamente en sesiones de asesoría con CRxS.
a) Evaluación y comprensión de procesos
- Realizar una revisión profunda de los procesos internos de MAR Fund, identificando quién está involucrado en cada proceso.
- Revisar las plataformas existentes para evaluar cómo se pueden conectar a Zoho.
- Liderar sesiones de trabajo para aclarar flujos de trabajo e identificar puntos críticos.
- Documentar hallazgos y refinar los mapas de procesos.
b) Alineación Estratégica y Mentoría con CRxS
- Trabajar en estrecha colaboración con CRxS para alinearse con la estrategia de transformación digital.
- Participar en reuniones de coordinación para compartir avances y validar decisiones clave.
- Garantizar coherencia y compatibilidad con soluciones existentes basadas en Zoho.
c) Configuración, Desarrollo e Integración de Zoho
- Ejecutar la instalación técnica, configuración y personalización de aplicaciones Zoho.
- Realizar la integración técnica de plataformas existentes en el nuevo ecosistema Zoho.
- Llevar a cabo fases de pruebas iterativas con las partes interesadas de MAR Fund.
d) Capacitación del Personal Clave de MAR Fund
- Diseñar e impartir sesiones de capacitación personalizadas adaptadas a roles y responsabilidades.
- Desarrollar manuales de usuario exhaustivos y documentación técnica.
5. Entregables
i. Plan de Trabajo Detallado y Validación de Procesos:
- Documento que refine los flujos de trabajo, incluyendo cronograma de desarrollo.
- Mapa general de procesos institucionales con diagramas BPMN, diagramas Swimlane y ciclo de vida de procesos.
- Modelo de datos (Modelo Entidad-Relación) con definición de relaciones, normalización de datos y diccionario de datos institucional.
ii. Sistema Zoho Totalmente Configurado:
- Desarrollo, configuración y personalización de módulos de Zoho para todos los procesos priorizados.
- Arquitectura funcional y técnica incluyendo diagrama de integración, diseño de módulos, definición de usuarios, roles, permisos, reglas de negocio, automatizaciones y Blueprints.
- Estrategia de migración de datos y plan de pruebas para ingesta de datos existentes.
iii. Registro de Pruebas y Aseguramiento de Calidad (QA):
Documentación de fases de pruebas iterativas con resolución de problemas y ajustes basados en retroalimentación.
iv. Capacitación y Documentación:
Manuales de usuario integrales, documentación técnica y sesiones de capacitación personalizadas para personal de MAR Fund.
6. Supervisión y coordinación
- Implementación técnica: La responsabilidad recae íntegramente en el Consultor IT. Las direcciones técnica y administrativa de MAR Fund darán seguimiento a la ejecución.
- Validación técnica: CRxS actuará como mentor estratégico, brindando retroalimentación no vinculante mediante aprobaciones periódicas de «Aseguramiento de Calidad».
- Aprobación final: La Dirección Ejecutiva de MAR Fund otorgará aprobación final de todos los entregables.
- Logística y licenciamiento: MAR Fund proporcionará las licencias necesarias de Zoho. El Consultor IT asesorará sobre tipos de licencias y módulos específicos requeridos.
7. Duración
Se prevé que la consultoría se complete en un plazo de seis meses, con plazos específicos para los entregables clave a acordarse al inicio del proyecto.
8. Modalidad de reuniones (Mentoría con CRxS)
El consultor IT debe comprometerse a asistir a sesiones de mentoría periódicas con CRxS y MAR Fund. El calendario final se acordará seleccionando entre:
- Opción 1: Reuniones quincenales de 2 horas (12 sesiones en total) para seguimiento estratégico, revisión de avances y validación de hitos.
- Opción 2: Reuniones semanales de 1 hora (24 sesiones en total) para mentoría continua, seguimiento y orientación funcional.
Ambas opciones representan aproximadamente 24 horas de tiempo total estimado de compromiso de mentoría durante 6 meses.
9. Lugar de trabajo
Todo el trabajo será virtual.
10. Confidencialidad y derechos de autor
10.1. Confidencialidad: El Consultor IT se compromete a llevar a cabo las tareas asignadas con los más altos estándares y consideraciones éticas.
10.2. Derechos de autor: MAR Fund posee los derechos de autor de los productos generados a través de esta mentoría.
11. Calificaciones clave
- Educación: Título profesional en Ciencias de la Computación, Ingeniería en Sistemas, Tecnologías de la Información o campo relacionado.
- Experiencia en Zoho: Experiencia en diseño, configuración y despliegue de aplicaciones Zoho.
- Integración de sistemas: Experiencia integrando sistemas heredados y plataformas externas mediante API.
- Análisis de procesos: Sólidas habilidades en mapeo, optimización y digitalización de flujos de trabajo.
- Capacitación y documentación: Experiencia en desarrollo de manuales técnicos e impartición de capacitaciones.
- Modelo colaborativo: Capacidad para trabajar bajo mentoría estratégica y transferencia de conocimiento.
- Dominio de idiomas: Totalmente bilingüe en inglés y español.
- Experiencia en el sector (Preferible): Familiaridad con operaciones de ONG, gestión de donaciones y ciclos de proyectos.
12. Documentación requerida
- Curriculum Vitae (CV): Hoja de vida detallada mostrando experiencia relevante en Zoho y TI.
- Propuesta Técnica y Financiera: Documento describiendo metodología de desarrollo, cronograma y presupuesto.
- Referencias Profesionales: Al menos tres contactos verificables de proyectos similares.
- Portafolio (Opcional pero recomendado): Ejemplos breves o casos de estudio de implementaciones previas de Zoho.
13. Application deadline
Envíe su solicitud y los documentos descritos en la Sección 12 a jmorales@marfund.org y pcabrera@marfund.org a más tardar el 11 de septiembre de 2026.
Consideraciones:
MAR Fund es una organización comprometida con la equidad y la diversidad en el lugar de trabajo. Los proponentes son responsables de todos los costos asociados con la preparación y presentación de propuestas. El proceso de selección se llevará a cabo de acuerdo con las pautas internas de evaluación de MAR Fund y el resultado será definitivo e inapelable. Solo se contactará a los postulantes que avancen a la siguiente etapa del proceso de selección.